اگر بخواهیم بسیار ساده و ابتدایی مدیریت فرایند و مدیریت پروژه را مقایسه نماییم، میتوان چنین گفت که مدیریت پروژه در سازمان ها و کسب و کارهای پروژه محور کاربرد دارد درحالیکه مدیریت فرایند هم در سازمان های غیر پروژه ای و هم در سازمان های پروژه محور لیکن مباحث مربوط به مدیریت پروژه نسبت به مدیریت فرایند با توجه به دامنه محدودتر آن، نفوذ و رسوخ بیشتری داشته است.
به عنوان مثال در بسیاری از سازمان ها دفتر PMO وجود دارد که متولی مدیریت پروژه در سازمان است ولی دفتری با عنوان دفتر BPM که بطور تخصصی بر روی مدیریت فرایندها کار کند عملاً وجود ندارد. هر چند واحدهای مختلفی مثل سیستمها و بهبود روشها، تضمین کیفیت، تعالی سازمانی و… برخی از وظایف واحد مدیریت فرایند را به دوش میکشند، منتها نسبت به اینکه یک واحد تخصصی برای موضوع مدیریت فرایندها در سازمان ها وجود داشته باشد، تفاوت های قابل ملاحظه ای دارد.
یکی از دلایل این اتفاق یعنی جا افتادن موضوع مدیریت پروژه در سازمان ها و کسب و کارها که اتفاق بسیار مبارکی هم به شمار می رود، برگزاری رویدادهایی با این مضمون در کشور است. یعنی برگزاری کنفرانس های مدیریت پروژه و رویدادهایی از این دست، تاثیر زیادی بر شناسندن اهمیت این موضوع داشته است.
از سوی دیگر کنفرانس مدیریت فرایند محل بسیار مناسبی برای ترویج و توسعه مباحث مرتبط با مدیریت فرایند را مهیا می‌کند. برگزاری چنین رویدادهایی موجب فراگیری، جاری و ساری شدن این علم در سطح سازمانها و شرکت‌ها خواهد شد.
از سوی دیگر بزگرای چنین رویدادهایی به نفع کلیه شرکت کنندگان در آن حوزه خواهد شد. اینکار با بزرگ کردن کیک اتفاق خواهد افتاد.
در ادامه به تشریح شباهت‌ها و تفاوت‌های این دو حوزه یعنی مدیریت فرایند و مدیریت پروژه می‌پردازیم.
مدیریت فرایند کسب و کار در مقابل مدیریت پروژه
بین اصطلاحات “مدیریت فرایند” و “مدیریت پروژه” تفاوت های مهمی وجود دارد. درک این تفاوت‌ها باعث می‌شود که شما گام‌های درستی برای رسیدن به اهداف خود بردارید.
به طور خلاصه، فرایندها چیزی هستند که دائماً در حال انجام‌اند در حالی که پروژه‌ها رویدادهای واحدی با شروع و پایان مشخص هستند. فرایندها کتاب راهنمای شرکت یا سازمان شما برای انجام کار هستند در حالی که پروژه‌ها وظایف یکباره‌ای هستند که امکان نوآوری را فراهم می‌کنند و هر دو برای موفقیت کسب و کار بسیار مهم‌اند.
فعالیت هایی را که کارکنان شما هر روز انجام می‌دهند در نظر بگیرید. در بسیاری از موارد، آنها کارهای مشابه را بارها و بارها تکرار می کنند. برای مثال در یک محیط آموزشی، برنامه کلاسی هر ساله به یک شکل طراحی می شود، از ایجاد تعادل بین در دسترس بودن استاد و نیازهای دانشجو تا اخذ کلیه تاییدیه‌های اداری. یک مدیر فرایند تلاش می‌کند تا این فرایند را تا حد امکان روان کند، فرصت‌ها را برای کارایی شناسایی کرده و موانع را از بین ببرد. مدیران فرایند اطمینان حاصل می‌کنند که هر مرحله مستند شده است تا فرایند بتواند در صورت نیاز، بدون توجه به تغییرات کارکنان، بازتولید شود.
مدیران فرایند مالکیت گردش های کاری را به دست می گیرند تا کار به طور دقیق و کارآمد تکمیل شود. آنها دائماً به دنبال راه‌هایی برای کاهش مدت زمان تکمیل یک فرایند هستند و مراقب فرصت‌هایی برای کاهش هزینه‌ها هستند. مدیران فرایند بر ثبات تمرکز دارند و حفظ و افزایش سطح کیفیت را در طول زمان ممکن می‌سازند. در نتیجه فرایندها به خوبی مدیریت می شوند و مشتریان می دانند که چه چیزی را انتظار دارند و کسب و کارها می‌توانند هر بار این انتظارات را برآورده کنند یا از آنها فراتر روند.
درک مدیریت پروژه
از سوی دیگر پروژه برای دستیابی به یک هدف تعریف شده است که عملیات اساسی کسب و کار را تغییر می‌دهد یا بهبود می‌بخشد. برخلاف فرایندها که تکرار مداوم وظایف یکسان را ممکن می‌سازد، پروژه‌ها برای ایجاد محصولات جدید، استراتژی‌های جدید و روش‌های جدید کسب‌وکار تنظیم می‌شوند. در برخی موارد، پروژه‌ها یک هدف مشخص دارند: مثل طراحی و اجرای برنامه آموزش حرفه‌ای. یک چیز مشترک بین همه پروژه‌ها این است که با یک ایده شروع می شوند و – در صورت موفقیت – با یک محصول نهایی به پایان می رسند.
مدیران پروژه مسئول سازماندهی ایده‌ها و ایجاد طرحی برای دستیابی به هدف هستند. آنها بودجه پروژه را طراحی و مدیریت می‌کنند، یک تیم پروژه را جمع آوری می کنند و تعیین می‌کنند که چه وظایفی برای حرکت از ابتدا تا انتها لازم است. مدیران پروژه کارهای لازم را تعیین و بر تکمیل آن نظارت می‌کنند و خطراتی را که مانع دستیابی به اهداف می شود مورد شناسایی قرار می‌دهند. آنها مسئول کاهش این خطرات برای اطمینان از موفقیت پروژه هستند.
پس از تکمیل پروژه، نتایج می‌تواند به یک فرایند تجاری تبدیل شود. به عنوان مثال، پروژه‌ای که با موفقیت، یک مدل خدمات مشتری جدید را طراحی و اجرا می‌کند، منجر به فرایندهای خدمات مشتری جدید می‌شود که توسط کارکنان در هر تعامل خدمات با مشتری تکرار می‌شود.
رابطه بین مدیریت فرایند و مدیریت پروژه
اگرچه مدیریت فرایند و مدیریت پروژه مجموعه‌های متفاوتی از مسئولیت‌ها هستند اما برای ایجاد موفقیت سازمانی با هم کار می‌کنند. مدیریت فرایند شامل مدیریت پروژه با ایجاد فضایی برای نوآوری است. فرایند مناسب برای کسب و کار شما می تواند فرایندهای خرد را تعیین کند و در نهایت جریان پروژه‌های شما را اعمال کند. سازمان‌هایی که فاقد فرایندهای تعریف شده هستند، اغلب متوجه می شوند که اجرای پروژه‌ها در آنها به صورت آشفته انجام می‌شود و در نهایت آنطور که باید موفق نخواهند شد.
مدیریت فرایند با تمرکز مداوم بر بهینه سازی کارایی و سازگاری کسب و کار با محیط در حال انجام است. مدیریت پروژه محدود به زمان است و بهینه سازی در درجه اول پس از تکمیل پروژه اتفاق می‌افتد. پروژه‌ها برای ایجاد تغییر در فرایند در نظر گرفته شده‌اند، در حالی که فرایندها برای جلوگیری از هرگونه تغییر در نتایج در نظر گرفته می‌شوند. مدیریت پروژه نیاز به تفکر خارج از چارچوب دارد. مدیریت فرایند مستلزم حصول اطمینان از دستیابی به نتیجه مطلوب با انجام تمام مراحل مناسب است. موفقیت شما به اتخاذ طرز فکر مناسب برای کار فرایندی در مقابل کار پروژه بستگی دارد و این بستگی به هدفی دارد که می خواهید به آن برسید.
| تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند | |
| مدیریت فرایند | مدیریت پروژه |
| عمدتاً بر مدیریت تمرکز دارد و فرآیندها یا گردش کارهای پیچیده را ساده می‌کند. | عمدتا بر مدیریت روند پروژه به صورت جداگانه تا تکمیل پروژه متمرکز است |
| یک فرآیند پیوسته یا دائمی است | یک فرآیند مدیریتی موقت است و کار مدیریت، زمانی به پایان می رسد که پروژه با موفقیت تکمیل شود. |
| مدیر فرآیند نسبت به مدیر پروژه مسئولیت های کمتری دارد. | مسئولیت های مدیر پروژه بیشتر از مدیر فرآیند است. |
| مدیریت فرآیند اجازه تغییر نمی‌دهد و باید از هر نوع تغییر اجتناب کند تا هیچ گونه تغییری در نتایج رخ ندهد. | مدیر پروژه اجازه می‌دهد و باید تغییراتی را بنا به نیاز و هر زمان که نیاز باشد برای افزایش عملکرد و کیفیت ایجاد کند. |
| فعالیت های مختلف مدیریت فرآیند شامل همگام سازی فرآیندها، ارتباطات فرآیند، مدیریت وقفه های ایجاد شده در فرایند، تعلیق فرآیندها، از سرگیری فرآیندها و غیره می باشد. | فعالیت‌های مختلف مدیریت پروژه شامل مدیریت پیکربندی، مدیریت برآورد، مدیریت ریسک، مدیریت منابع و غیره می باشد. |
| انواع مدیریت فرآیند شامل مدیریت فرآیند سند محور، مدیریت فرآیند انسان محور، مدیریت فرآیند یکپارچه محور و غیره می باشد. | انواع مدیریت پروژه شامل مدیریت کانبان، مدیریت ناب، مدیریت شش سیگما، مدیریت چابک و … می باشد. |
| مدیرت فرایند شامل طراحی، تحلیل، بهبود، نظارت و بهینه سازی فرآیند می باشد. | مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و بسته شدن پروژه ها پس از اتمام است. |
| از مزایای آن میتوان به افزایش کارایی، افزایش بهره وری، کارایی هزینه، افزایش درآمد و غیره اشاره کرد.
|
از مزایای آن میتوان به بهبود همکاری تیمی، بهبود برنامه‌ریزی، افزایش رضایت مشتری، زمان بندی و بودجه‌بندی دقیق و غیره اشاره کرد. |
مهم نیست که در طول عمر سازمان خود کجا هستید، اولویت شما باید مدیریت فرایندهایتان باشد. چه در حال راه اندازی یک کسب و کار نوپا و چه در حال اداره یک کسب و کار چند نسلی باشید، مشتریان‌تان برای تولید یک محصول یا خدمت با کیفیت بالا به شما اعتماد می‌کنند و فرایندها این امکان را فراهم می کند تا انتظارات مشتریان خود را برآورده کنید. مدیریت پروژه به عنوان کلید ارتقای کسب و کار به سطح بالاتر، تنها زمانی موفق است که فرایندهای فعلی‌تان به درستی مدیریت شوند. خوشبختانه، فناوری‌های پیشرفته، مدیریت فرایندها را آسان تر از همیشه کرده است.
بنابراین با توجه به مراتب فوق مدرسه کسب و کار فرایند و شرکت توسعه راهکار جهان مدیر درصدد برگزاری کنفرانس مدیریت فرایند به منظور توسعه دانش فرایند و تفکر فرایندی بین متخصصان، سازمانها و شرکت ها در سطح کشور است. کنفرانس BPM یک رویداد بسیار مهم است که به دنبال تثبیت و تقویت بهترین درس‌ها، تجربه‌ها و الگوهایی است که در طی سال ها در طراحی و پیاده سازی نرم افزارها و سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار به دست آمده است. هدف این است که استانداردهای مدیریت فرایند را به منظور ایجاد محیط‌های کسب و کار در پارامترهای زیر افزایش دهد.
- رقابت
- مشتری مداری
- سودآوری
در پایان ذکر این نکته خالی از لطف نیست که کنفرانس مدیریت فرایند توسط دانشگاهیان برجسته و کارشناسان خبره که متخصص درحوزه تئوری و عملِ مدیریت کسب و کار هستند ارائه می‌شود. از طرفی دیگر اکثر شرکت کنندگان مدیران، متخصصان از سازمانها و شرکت‌ها و صنایع مختلف هستند که به غنای این رویداد می افزایند و بینش آنها تا حد زیادی به دانش مدیریت فرایند کمک می‌کند. از طرف دیگر اگر شرکتی بخواهد در یک محیط کسب و کار رقابتی شدید باقی بماند و پیشرفت کند، باید فرایندهای تجاری خود را متناسب با فناوری ها، نوآوری ها و تکنیک‌های تجاری امروز، تنظیم و تعدیل کند.
اولین قدم برای ایجاد یک شرکت رقابتی و بسیار پایدار بهبود روند کسب و کار است. برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که هنوز روش یا اصول BPM را پیاده سازی نکرده‌اند، یک شرکت مشاور BPM می‌تواند در ایجاد بهترین شیوه‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار کمک مهمی ارائه دهد. شرکت در کنفرانس مدیریت فرایند بهترین و کم هزینه‌ترین راه یافتن شرکت‌‌های مشاوره‌ای برتر در این حوزه است.
