فرآیندکاوی چیست؟ صفر تا صد فرآیندکاوی
فرآیندکاوی روشی برای تجزیه و تحلیل داده‌های فرآیندی است که هدف آن کشف، نظارت و بهبود فرآیندهای کسب و کار وضع موجود با استخراج دانش موجود از سیستم های ثبت رویداد در یک سازمان است.
فرآیند کاوی رویکردی است که داده‌های رویداد (Event Data) را از لاگ‌ها بررسی می‌کند تا ببیند کارکنان یک سازمان چه کاری انجام می‌دهند و واقعاً چگونه آن را انجام می‌دهند. با تجزیه و تحلیل مراحل مورد نیاز برای تکمیل یک کار یا پروژه، فرآیند کاوی به طور خودکار یک فرآیند را می سازد. و از آنجایی که این داده ها در طول زمان جمع آوری می شوند، می توانند گلوگاه ها و ناکارآمدی هایی را که موانعی برای بهره وری و سودآوری ایجاد می کنند، نمایان کنند.
در این مقاله بررسی خواهیم کرد که چرا فرآیند کاوی برای مشاغل مهم است، کجا و چگونه از آن استفاده می شود، چگونه می تواند برای سازمان شما ارزش ایجاد کند و چگونه می توانید اجرای فرآیند کاوی خود را شروع کنید.
اهمیت فرآیند کاوی
فرآیند کاوی از الگوریتم‌های پیشرفته برای ایجاد شفافیت در فرآیندهایکسب و کار وضع موجود استفاده می‌کند و به سازمانها کمک می‌کند تا آنها را ساده‌سازی کرده و بهبود بخشند. این به سرعت بینش‌های ارزشمندی را آشکار می‌کند که می‌توانند بهره‌وری را بهبود بخشند، و در نهایت فرصت‌ها را در فرآیندهای اصلی کسب‌وکار شما روشن می‌کند که بیشترین تأثیر را بر مشتریان و نتیجه نهایی شما خواهد داشت.
برای فرصت‌هایی که بر کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارند، می‌توان از فرآیند کاوی برای بررسی سه نوع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) استفاده کرد:
KPI های زمان: چقدر طول می کشد تا یک فرآیند خاص تکمیل شود؟
KPIهای هزینه: تکمیل یک فرآیند خاص چقدر هزینه دارد؟
KPIهای کیفیت: آیا نتیجه این فرآیند با معیارهای تعیین شده مطابقت دارد؟
فرآیند کاوی مزیت قابل توجهی نسبت به تجزیه و تحلیل سنتی فرآیندهای«وضع موجود» دارد – و این توانایی آن برای دسترسی به داده های رویداد در زمان واقعی است. علاوه بر این، فرآیند کاوی به داده‌های تاریخی گذشته نیز نگاه می‌کند، با توانایی بررسی دقیق مجموعه‌ای از گزارش‌های رویداد برای دستیابی به درک عمیق از آنچه در حال رخ دادن است فرآیند کاوی می تواند آنچه را که در حال حاضر اتفاق می افتد آشکار کند، و از مقادیر عظیمی از داده های رویداد از همه سیستم های شما استفاده می کند:
- رفتار واقعی افراد، سازمان ها و ماشین ها را کشف کنید و آن را با مدل های موجود مقایسه کنید.
- میلیون ها رویداد را به هم مرتبط کنید تا نشان دهید که چقدر واقعیت با درک، عقاید و باورها متفاوت است.
- زمینه ای برای بهبود مستمر و ایجاد فرآیندهای بهتر فراهم کنید.
مهم‌تر از همه، فرآیند کاوی به شما امکان می‌دهد تا وضعیت فعلی سیستم‌ها و فرآیندهای خود را درک کنید، در حالی که روشی سریع‌تر و دقیق‌تر برای شناسایی هر گونه انحراف ارائه می‌دهد
نمونه هایی از فرآیند کاوی
موارد استفاده از فرآیند کاوی بسیار زیاد است، اما به گفته گارتنر، برخی از رایج‌ترین موارد شامل بهبود فرآیندها، مدیریت فرآیند کسب‌وکار، بهبود حسابرسی و انطباق، تجزیه و تحلیل و اعتبارسنجی، بهبود اتوماسیون فرآیند، پشتیبانی از تحول دیجیتال با پیوند دادن استراتژی به عملیات و بهبود عملیات و بهینه سازی منابع فناوری اطلاعات است.
تکنیک‌های فرآیند کاوی به سازمانها کمک می‌کنند تا به تعداد زیادی از نقاط ناکارامدی فرآیند ناشی از عدم دید، بینش، کارکنان و ابزار مناسب رسیدگی کنند. چالش هایی که عمدتا این سازمانها با آنها مواجه هستند عبارتند از:
سیستم های بسیار زیاد: شرکت ها در هر اندازه به ده ها سیستم و زیرساخت های پیچیده وابسته هستند که نظارت بر آنها بسیار دشوار است. دستیابی به یک نمای واضح و سر به سر در کل محیط بسیار دشوارتر است. فرآیند کاوی می‌تواند سیلوهایی را که انواع مختلف داده‌ها را جدا می‌کنند، تجزیه کرده و همه آنها را در یک مجموعه داده ادغام کند.
داده های بیش از حد برای مدیریت دستی: افزایش حجم داده از شبکه های داخلی، دستگاه های متصل، وب سایت شما، مدیریت زنجیره تامین، خرید، کنترل کیفیت و ده ها سیستم دیگر چالش های جدید و به سرعت در حال رشدی را ایجاد می کند. یک راه حل فرآیند کاوی خوب می تواند پاکسازی و آماده سازی داده ها را در حین تجزیه و تحلیل مجموعه داده های بزرگتر به طور خودکار انجام دهد.
سردرگمی در استفاده از داده ها: در حالی که داده ها ممکن است با ارزش ترین دارایی در سازمان شما باشند، شما اغلب نمی دانید در مورد آن چه کاری انجام دهید یا چگونه از آن به نفع خود استفاده کنید. راه‌حل‌های فرآیند کاوی برای شما طراحی شده‌اند که می‌توانید به تنهایی، بدون مهارت یا تخصص داده‌های تخصصی، از آن استفاده کنید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که خود را از بررسی دستی داده‌ها رها کنید تا بتوانید روی رشد کسب‌وکار و سایر وظایف حیاتی تمرکز کنید.
ابزارهای اشتباه: به احتمال زیاد شما زمان زیادی را صرف تلاش برای جا دادن داده ها در یک صفحه گسترده و ساختن فرمول هایی برای درک آن کرده اید، تا متوجه شوید که ارزش کسب و کار واقعی را ارائه نکرده اید. فرآیند کاوی علاوه بر سطح بندی داده ها می تواند به شما کمک کند از آن برای تصمیم گیری استفاده کنید.
گزارش‌دهی غیرقابل اعتماد: احتمالاً ساعت‌ها یا روزها را صرف سازمان‌دهی داده‌های مهمی کرده‌اید که فقط در زمان ارائه، به سؤالات بیشتری منجر می‌شود. با فرآیند کاوی مهم نیست که رئیس شما چقدر سوال می پرسد. این فناوری به شما گزارش قابل اعتماد منعطفی می دهد، به شما امکان می دهد تجزیه و تحلیل فرآیند را در تجسم ها و داشبوردهایی که به راحتی به اشتراک گذاشته می شوند (و قابل درک) بیان کنید و آنها را سفارشی کنید.
الگوریتم های فرآیند کاوی
الگوریتم فرآیند کاوی اساساً تعیین می کند که چگونه مدل فرآیندی از داده های رویداد خام به وجود می‌آید. یک الگوریتم برای مرتبط کردن داده‌های گزارش رویداد برای شناسایی روندها، الگوها و معیارهای انبوه موجود در گزارش‌های رویداد ثبت‌شده توسط یک سیستم اطلاعاتی استفاده می‌شود. سپس مدل‌های کشف شده با مدل‌های فرآیندی اصلی سازمانی مقایسه می‌شوند تا مطابقت را بررسی کنند، یا مدل‌های کارآمدتر و اثربخش تر فرآیند کسب‌وکار را کشف کنند.
استانداردی پذیرفته‌شده برای ارزیابی و مقایسه الگوریتم‌های فرآیند کاوی وجود ندارد، که ممکن است هنگام انتخاب الگوریتم مناسب برای یک شرکت یا دامنه کاربردی معین، چالش‌هایی ایجاد کند. به عنوان مثال، یک الگوریتم با کیفیت بالا، الگوریتمی است که می تواند به راحتی رویدادهای سیستم های کاملاً متفاوت و سایر منابع داده ناهمگن را به هم مرتبط کند. با این حال، از آنجایی که الگوریتم‌های فرآیند کاوی مختلف کیفیت‌های متفاوتی دارند، اگر شرکت‌ها بتوانند الگوریتمی را انتخاب کنند که مدل‌های کشف شده مشابه یا بهتر از مدل‌های اصلی را تولید کند، از مزیت برخوردار خواهند بود.
فرآیند کاوی به طور خودکار فرآیندهای کسب و کاری واقعی را کشف می کند و بینش هایی را از گزارش های داده برنامه های کاربردی موجود به دست می آورد – داده هایی که می توانند برای تولید خودکار مدل های فرآیندی و محاسبه معیارهای فرآیند استفاده شوند. با تجزیه و تحلیل توالی رویدادها با مهر زمانی (Timestamp) آنها، فرآیند کاوی می تواند به طور کامل فرآیندهای واقعی را بازسازی کند و در عین حال ناکارآمدی ها، گلوگاه‌ها و سایر نقاط ضعف را شناسایی و کشف کند. و به لطف در دسترس بودن داده ها – یعنی هر اقدامی که در یک برنامه اجرا می شود و در یک گزارش رویداد ثبت می شود – فرآیند کاوی این توانایی را دارد که این تجزیه و تحلیل را انجام دهد.
موارد استفاده از فرآیندکاوی
فرآیند کاوی را می توان برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار و بهبود فرآیند در هر برنامه کاربردی در هر صنعتی، به ویژه، خدمات مالی، مخابرات، مراقبت های بهداشتی و خرده فروشی که صنایعی با داده های حجیم هستند و انحرافات در فرآیندهای آنها نسبت به آنچه که در نظر گرفته شده است می تواند عواقب سنگین و پرهزینه ای داشته باشد.
خدمات مالی: با افزایش حجم تراکنش‌ها و دیجیتالی شدن کسب‌وکارهای بیشتر، فرآیندهای دستی به طور مؤثری همه رفتارهای غیرعادی را نشان نمی‌دهند. در مواجهه با الزامات نظارتی و حسابرسی بیشتر، فرآیند کاوی به شرکت های خدمات مالی این فرصت را می دهد که به طور مداوم و جامع مشکلات را در فرآیندهای با حجم بالا کشف کنند.
مخابرات: با ادامه رشد تعداد مشترکین و خودکار شدن فعال‌سازی در دنیای ارتباطات، خطر فعال‌سازی ناموفق نیز افزایشی می‌شود. فرآیند کاوی به شرکت‌های مخابراتی که با حجم بیشتری از سفارش‌ها مواجه می‌شوند، کمک می‌کند تا بتوانند مشکلات را در فرآیندهای سفارش تا فعال سازی خود کشف کنند.
مراقبت‌های بهداشتی: با افزایش داده‌های مربوط به تجربیات و پیامدهای بیمار، خطرات مربوط به حفظ سلامت جمعیت و نتایج مسیر تجربه فردی بیمار نیز افزایش می‌یابد. برای سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی که با افزایش تصاعدی داده‌ها مواجه هستند، فرآیند کاوی به ارائه تصویری شفاف و با کیفیت بالا از کل مسیر تجربه بیمار، از قبل از مشاوره اولیه با پزشک از طریق رژیم‌های درمانی تا موارد بسته درمانی کمک می‌کند.
خرده‌فروشی: سازمان‌های خرده‌فروشی به دلیل مشکلات سیستم یا فرآیند، پیامدهایی سنگینی را به دلیل وجود رویه‌های پیچیده در سفارش تجربه کرده‌اند. در مواجهه با حجم تراکنش های فزاینده، فرآیند کاوی به خرده فروشان کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که مشتریان می توانند سفارشات را به سرعت و به طور موثر و بدون مشکل تکمیل کنند.
فرآیند کاوی: مراحل اول
چگونه فرآیند کاوی را شروع کنیم؟
اگر علاقه مند به شروع فرآیند کاوی هستید، می توانید ابتدا با شناسایی نقاط ناکارآمدی، شناسایی داده ها و سپس راه اندازی یک پروژه آزمایشی، کار را آغاز کتید. به یاد داشته باشید، نقطه شروع برای هر پروژه فرآیند کاوی، تجزیه و تحلیل فرآیند است که وضعیت فعلی فرآیندهای کسب و کار را از نزدیک بررسی می کند، کاستی ها را ترسیم می کند و فرصت هایی را برای بهبود شناسایی می کند.
در اینجا یک رویکرد آزمایش شده برای بررسی ارزش فرآیند کاوی آورده شده است.
مشکل را شناسایی کنید: مشکلی را انتخاب کنید که برای کسب و کار مهم است و می توانید با فرآیند کاوی به طور واقع بینانه با آن مقابله کنید. سپس ارزش حل آن مشکل و معیارهایی را که برای سنجش موفقیت استفاده خواهید کرد، تعیین کنید.
داده‌ها را شناسایی کنید: ابتدا باید منابع داده‌هایی مربوط به فرآیندهای مورد نظر را به طور کامل شناسایی کنید. به طور مشابه، باید بدانید که کدام برنامه‌ها و سیستم‌ها باید داده‌های رویداد را در فرآیندهای سر به سر فراهم کنند.
شروع به صورت پایلوت: یک پروژه آزمایشی می‌تواند برای اثبات ارزش بالقوه راه‌حل فرآیندکاوی حیاتی باشد. اطمینان حاصل کنید که پروژه می تواند نسبتاً سریع انجام شود و می تواند نتایج مشخص و قابل اندازه گیری را ارائه دهد که همه در سازمان شما می توانند آن را درک کنند.
حقیقت را بپذیرید: در میان چیزهای دیگر، فرآیند کاوی تصویری واضح بر اساس حقایق به شما ارائه می‌دهد – بنابراین در مورد نتایج تحلیل خود شفاف باشید. در حالی که فرآیند کاوی چالش برانگیز است، می‌تواند تنها ابزاری برای تأیید واقعیت‌های ناخوشایند محیط فرآیند کسب‌وکار شما باشد، و همچنین به عنوان یک سکوی پرشی سازنده برای پرسیدن سؤالات مناسب که مشکلات را برطرف می‌کند، باشد.
به یاد داشته باشید، فرآیند کاوی چیزی بیش از یک ابزار است – این یک تغییر پارادایم است که به مدیران ماهر نیاز دارد تا مسائل را کشف کرده و آنها را اصلاح کنند. به نوبه خود، آنها توانایی شروع گفتگو با سایر اعضای سازمان را دارند تا به طور جامع و عینی به مسائل فرآیندی سیستماتیکی که مانع بهره‌وری و اثربخشی شده‌اند، رسیدگی کنند.
تولید ارزش از فرآیند کاوی
استفاده از فرآیند کاوی مزایای بی شماری را برای کسب و کارها ارائه می دهد، اگر بدانید چگونه می توانید بیشترین ارزش را از این راه حل کسب کنید. روی پتانسیل ارزش فرآیند کاوی تمرکز کنید و بررسی کنید که چگونه می تواند زمینه هایی را که در آنها به بیشترین کمک نیاز دارید بهبود بخشد. زمینه های کلیدی پتانسیل عبارتند از:
زمان و منابع بیشتری برای کارکنان فناوری اطلاعات آزاد می‌شود: از آنجایی که فرآیند کاوی تصویر واضح و دقیقی از فرآیندهای کسب‌وکار بازسازی‌شده از داده‌های فناوری اطلاعات ارائه می‌کند، مدیران زمان کمتری را صرف بررسی مسائل مربوط به فرآیند می‌کنند و زمان بیشتری را صرف پروژه‌های ارزش افزوده می‌کنند که به سازمان کمک می‌کند تا کسب و کار را درک کند.
تصویر بزرگ واضح و دقیق از محیط فرآیند: فرآیندکاوی داده ها تصویری واقعی از فرآیندهای کسب و کار و همچنین پایه ای برای تجزیه و تحلیل و تشخیص دقیق ارائه می دهد. همه متغیرها، تأخیرها و سایر مسائل به عنوان بخشی از آن دیدگاه کل نگر در تحلیل‌های فرآیندکاوی قابل مشاهده هستند، بنابراین تصمیم گیرندگان می توانند بر اساس واقعیت و نه عقیده اقدام کنند.
سیستم‌های فرآیندی بهبودیافته: مدیران فناوری اطلاعات جزئیات جریان فرآیند، از جمله تأخیرها و فراوانی‌ها را درک می‌کنند. گزارش‌های سیستم فناوری اطلاعات حجم گسترده‌ای از داده‌های ارزشمند را ردیابی می‌کنند، که می‌توان از آنها برای شناسایی ناکارآمدی‌های فرآیند، روشن کردن بیشتر مسیرها و به طور کلی پایه‌ای برای یک محیط فرآیندی کارآمدتر استفاده کرد. فرآیند کاوی همچنین می‌تواند به نوبه خود بهره‌وری را افزایش دهد و هزینه را برای سازمان کاهش دهد.
ممیزی های کارآمد و بهبودیافته: سازمان ها می توانند برای کمک به ممیزی های کارآمدتر و دقیق تر که از حدس و گمان و یافته های مبتنی بر عقیده اجتناب می کنند، بر فرآیند کاوی تکیه کنند. این به معنای اتلاف زمان کمتر با عدم قطعیت و آزمایش مجدد بعدی است.
در نرم افزار فرآیند کاوی به دنبال چه چیزی باشید؟
برای انتخاب نرم افزار فرآیند کاوی خوب، یک راه حل باید در سه عملکرد برتر باشد: کشف فرآیند، بررسی انطباق و تجزیه و تحلیل عملکرد و بهبود.
ابتدا، راه‌حل فرآیند کاوی شما باید شامل قابلیت‌های کشف قوی و توانایی جستجوی گزارش‌های رویداد برای ردیابی آنچه کارکنان واقعاً انجام می‌دهند باشد، سپس با ایجاد نقشه‌های فرآیندی از کل جریان کسب و کار، یک مدل فرآیندی مناسب ایجاد کنید.
علاوه بر این، باید به دنبال بررسی انطباق قوی باشید، که گزارش‌های رویداد را تجزیه و تحلیل می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اقدامات با مدل‌های فرآیند همسو هستند.
و سوم، راه‌حل شما به قابلیت‌های تجزیه و تحلیل عملکرد و بهبود نیاز دارد، که ناکارآمدی‌های بالقوه را در یک گزارش رویداد تحلیل می‌کند و بررسی می‌کند که چگونه می‌توان آن را بهبود بخشید. سپس با توجه به داده‌های فرآیند واقعی، می توان بهبودهایی را انجام داد.
